Compliance-Workflows

Ein Schema kann einen Kontroll- oder Nachweisdatensatz mit Verantwortlichen, Status, Nachweislink und nächstem Prüftermin beschreiben. Pflichtfelder, Typen und Regeln geben Autorinnen und Autoren auf jeder geeigneten Seite dasselbe Formular. Bereichs-, Label- und Gruppenregeln begrenzen die Nutzung.

Das Erfassungsformular prüft Werte beim Speichern gegen das Schema. Passen gespeicherte Metadaten nicht mehr zum aktuellen Schema, zeigt der Compliance-Status die betroffenen Felder. Fix wendet sichere Änderungen nach bestem Bemühen an; verbleibende Felder müssen vor dem Abschluss von einer Person geprüft werden.

Metadaten-Snapshots und Schemarevisionen helfen, frühere Werte und Definitionen nachzuvollziehen. Berichte führen Metadaten desselben Schemas seitenübergreifend zusammen. Indexieren Sie nur benötigte Filterfelder wie Status, Verantwortliche oder Prüftermin und gleichen Sie ältere Metadaten ab, wenn später ein Index hinzukommt.

Der Metadaten-Verlauf ist eine zeitlich begrenzte Snapshot-Historie und kein unveränderliches Langzeit-Auditprotokoll. Snapshots bleiben bis zu 90 Tage erhalten; exportierte Pakete sind kein Backup, das per Paketimport Metadaten wiederherstellt. Legen Sie für formelle Nachweise eigene Aufbewahrungs- und Freigabeprozesse fest.